Hoe kan ik de uren van vaste medewerkers versturen via de koppeling (met een .cvs bestand)? Dit artikel legt uit hoe je de uren van vaste medewerkers kunt versturen via een koppeling met: HR2day, Easylon of SecureX.
Het versturen van de uren van vaste medewerkers is opgedeeld in improductieve uren, toeslag uren en plus uren versturen. Gewerkte uren worden niet verzonden naar jouw urenregistratie gezien vaste medewerkers een vast aantal uren hebben. Dit zijn nog wel handelingen die preciese vereisen. Deze zijn per sectie onderstaand omschreven:
Stap 1 Versturen van improductieve uren
In de improductieve laag registreren managers/planners zaken als (langdurige) ziekte, vakantie en verlof. Deze kunnen worden verstuurd naar jouw urenregistratie (in het voorbeeld HR2day).
*Improductieve uren kunnen (bij sommige koppelingen) ook als een negatieve waarde geëxporteerd worden. Neem hiervoor contact op met support@l1nda.com
-
Ga terug naar Kantoor en kies voor Urenregistratie;
-
Klik op het hamburger menu;
-
Selecteer de improductieve lagen (geen roosterlagen!) die je wilt versturen;
-
Kies de gewenste periode, met een startdatum en einddatum;
-
Bij urenregistratie kies je voor Improductieve uren versturen vaste krachten (HR2day) (alleen de improductief lagen selecteren);
-
Belangrijk, wijzig filter in Alle uren;
-
Klik op Bereken;
-
Controleer de uren op juistheid en eventuele meldingen;
-
Klik op het € logo (rechts bovenaan de pagina);
-
Controleer de waarschuwingen;
-
Klik vervolgens op: Download de uren als CSV bestand
-
Er wordt nu een bestand geëxporteerd. Dit bestand kun je in HR2day uploaden
Stap 2 Toeslag uren versturen
De ingestelde toeslagen (zoals nachttoeslag, feestdagen toeslag) kunnen worden verstuurd naar jouw urenregistratie (in het voorbeeld HR2day).
-
Ga terug naar Kantoor en kies voor Urenregistratie;
-
Klik op het hamburger menu;
-
Selecteer de roosterlagen die je wilt versturen (je kunt alle lagen selecteren);
-
Kies de gewenste periode, met de startdatum en einddatum;
-
Bij urenregistratie kies je voor Toeslagen versturen vaste krachten (HR2day)
-
Belangrijk, filter op Toeslag uren (als je dit niet doet worden de gewerkte uren verstuurd en krijgen de medewerkers dubbel uitbetaald);
-
Klik op Bereken;
-
Controleer de toeslag uren op juistheid en eventuele meldingen:
-
Belangrijk, de toeslag uren zijn alleen zichtbaar in de lijstweergave!
-
Klik op het € logo (rechts bovenaan de pagina);
-
Controleer de waarschuwingen;
-
Klik vervolgens op: Download de uren als CSV bestand
-
Er wordt nu een bestand geëxporteerd. Dit bestand kun je in jouw urenregistratie uploaden.
Stap 3 Plus uren uitbetalen
Wanneer je vaste medewerker(s) overuren heeft en je deze naar jouw urenregistratie wilt sturen, kun je in het plus/min overzicht een correctie uitvoeren en de plus uren versturen naar jouw urenregistratie (in het voorbeeld HR2day).
Uitbetalen van plus uren start bij het plus/min uren overzicht
-
Klik op Kantoor en kies voor Plus/Min Uren;
-
Klik bij de desbetreffende medewerker op het driehoekje dat verschijnt onder correcties;
-
Kies bij datum de dag dat je de overuren wilt uitbetalen (binnen de periode de waarin je dit wilt versturen);
-
Bij correctie vul je het aantal uur in dat je wilt uitbetalen met een – ervoor;
-
Bij type kies je voor Uitbetalen;
-
Vul bij toelichting bijvoorbeeld de periode in. Dit is voor jezelf als geheugensteuntje en is niet verplicht,
-
Klik op Opslaan.
Versturen van uit te betalen overuren
Om de plus uren te versturen volg je de volgende stappen:
-
Ga naar Kantoor en kies voor Urenregistratie;
-
Klik op het hamburger menu,
-
Selecteer de roosterlagen die je wilt versturen (je kunt alle lagen selecteren),
-
Kies de gewenste periode, met de startdatum en einddatum
-
Bij urenregistratie kies je voor Plus uren versturen vaste krachten (HR2day)
-
Belangrijk, filter op Plus uren (als je dit niet doet worden de gewerkte uren verstuurd en krijgen de medewerkers dubbel uitbetaald);
-
Klik op Bereken,
-
Controleer de overuren op juistheid en eventuele meldingen;
-
Klik op het € logo (rechts bovenaan de pagina);
-
Controleer de waarschuwingen;
-
Klik vervolgens op: Download de uren als CSV bestand
-
Er wordt nu een bestand geëxporteerd. Dit bestand kun je in jouw urenregistratie uploaden.
LET OP: De uren kunnen meerdere keren vanuit L1NDA geëxporteerd en in jouw urenregistratie geïmporteerd worden. Afhankelijk van de instellingen in jouw urenregistratie kunnen bij een nieuwe import met dezelfde of overlappende data, de nieuwe gegevens worden toegevoegd, gewijzigd of vervangen.
Neem hierover contact op met jouw urenregistratie.
Heb je het antwoord gevonden?